cara bikin surat izin sekolah
Cara Membuat Surat Izin Sekolah: Panduan Lengkap Beserta Contoh dan Templatenya
Membuat surat izin sekolah adalah keterampilan penting bagi siswa dan orang tua. Surat izin yang baik dan benar memastikan ketidakhadiran siswa terkomunikasikan secara efektif kepada pihak sekolah, menghindari kesalahpahaman, dan menjaga catatan kehadiran yang akurat. Artikel ini akan membahas secara mendalam cara membuat surat izin sekolah yang profesional, informatif, dan sesuai dengan standar yang berlaku.
1. Memahami Pentingnya Surat Izin Sekolah
Sebelum membahas teknis penulisan, penting untuk memahami mengapa surat izin sekolah diperlukan. Surat izin bukan hanya formalitas, tetapi juga sarana komunikasi penting antara orang tua/wali murid dan pihak sekolah. Manfaatnya antara lain:
- Menginformasikan Ketidakhadiran: Memberi tahu sekolah alasan siswa tidak dapat hadir.
- Menghindari Absen Tanpa Keterangan (Alfa): Mencegah siswa dianggap absen tanpa alasan yang jelas.
- Menjaga Catatan Kehadiran yang Akurat: Memastikan catatan kehadiran siswa mencerminkan kondisi sebenarnya.
- Memudahkan Guru Memberikan Tugas: Memungkinkan guru memberikan tugas atau materi pelajaran yang terlewatkan.
- Membangun Komunikasi yang Baik: Meningkatkan hubungan antara orang tua dan sekolah.
2. Komponen Utama Surat Izin Sekolah
Setiap surat izin sekolah yang efektif harus mencakup komponen-komponen berikut:
- Kepala Surat (Kop Surat – Opsional): Jika menggunakan kop surat resmi dari rumah atau organisasi, letakkan di bagian atas. Jika tidak, lewati bagian ini.
- Tanggal Surat: Tuliskan tanggal surat dibuat. Format yang umum digunakan adalah [Tanggal] [Bulan] [Tahun] (Contoh: 26 Oktober 2023).
- Yth. (Yang Terhormat): Ditujukan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Biasanya ditujukan kepada wali kelas atau kepala sekolah. Contoh: “Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas [Kelas] atau Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah [Nama Sekolah]”.
- Salam Pembukaan: Gunakan salam pembuka yang sopan seperti “Dengan hormat,”.
- Isi surat: Inilah bagian inti surat yang menjelaskan alasan ketidakhadiran siswa. Isi surat harus ringkas, jelas, dan informatif.
- Identitas Siswa: Sebutkan nama lengkap siswa, kelas, dan nomor induk siswa (NIS/NISN).
- Alasan Ketidakhadiran: Jelaskan alasan mengapa siswa tidak dapat hadir. Alasan harus jujur dan relevan. Contoh alasan: sakit, keperluan keluarga, acara penting, dll. Jika sakit, sebutkan jenis penyakitnya jika memungkinkan.
- Lama Ketidakhadiran: Sebutkan berapa hari siswa akan absen. Jika hanya satu hari, sebutkan tanggalnya. Jika lebih dari satu hari, sebutkan tanggal mulai dan tanggal berakhir absen.
- Permohonan Izin: Secara eksplisit memohon izin kepada pihak sekolah agar siswa diizinkan untuk tidak hadir.
- Ucapan Terima Kasih: Sampaikan ucapan terima kasih atas perhatian dan pengertian pihak sekolah.
- Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang sopan seperti “Salam saya,” atau “Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh” (jika relevan).
- Tanda Tangan dan Nama Orang Tua/Wali Murid: Orang tua/wali murid harus menandatangani surat tersebut. Di bawah tanda tangan, tuliskan nama lengkap orang tua/wali murid.
- Nomor Telepon Orang Tua/Wali Murid (Opsional): Menyertakan nomor telepon dapat memudahkan pihak sekolah untuk menghubungi jika ada pertanyaan atau klarifikasi.
3. Struktur Penulisan Surat Izin Sekolah yang Efektif
Berikut adalah struktur penulisan surat izin sekolah yang direkomendasikan:
- Paragraf 1: Pembuka
- Menyatakan maksud dan tujuan surat, yaitu memberitahukan ketidakhadiran siswa.
- Menyebutkan nama siswa, kelas, dan NIS/NISN.
- Paragraf 2: Alasan Ketidakhadiran
- Menjelaskan alasan mengapa siswa tidak dapat hadir.
- Menyebutkan lama ketidakhadiran (tanggal mulai dan tanggal berakhir).
- Paragraf 3: Penutup
- Minta izin dari sekolah.
- Mengirim terima kasih.
4. Contoh Surat Izin Sekolah (Sakit)
[Tanggal Surat]
Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas [Kelas]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali murid dari:
Nomor: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: [Kelas]
NIS/NISN: [Nomor Induk Siswa/Nomor Induk Siswa Nasional]
Dengan surat ini memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah pada hari [Tanggal] karena sakit. Anak saya mengalami [Jenis Penyakit].
Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
salam saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali Murid]
[Nomor Telepon Orang Tua/Wali Murid (Opsional)]
5. Contoh Surat Izin Sekolah (Kebutuhan Keluarga)
[Tanggal Surat]
Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah [Nama Sekolah]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali murid dari:
Nomor: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: [Kelas]
NIS/NISN: [Nomor Induk Siswa/Nomor Induk Siswa Nasional]
Dengan surat ini memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah selama [Jumlah] hari, yaitu dari tanggal [Tanggal Mulai] sampai dengan tanggal [Tanggal Berakhir] karena ada keperluan keluarga yang mendesak.
Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
salam saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali Murid]
[Nomor Telepon Orang Tua/Wali Murid (Opsional)]
6. Template Surat Izin Sekolah (Dapat Diedit)
Anda dapat menggunakan template berikut sebagai dasar untuk membuat surat izin sekolah:
[Tanggal Surat]
Yth. Bapak/Ibu [Wali Kelas/Kepala Sekolah] [Nama Sekolah]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali murid dari:
Nomor: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: [Kelas]
NIS/NISN: [Nomor Induk Siswa/Nomor Induk Siswa Nasional]
Dengan surat ini memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah pada hari/tanggal [Tanggal/Rentang Tanggal] karena [Alasan Ketidakhadiran].
Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
salam saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali Murid]
[Nomor Telepon Orang Tua/Wali Murid (Opsional)]
7. Tips Penting dalam Membuat Surat Izin Sekolah
- Gunakan Bahasa yang Formal dan Sopan: Hindari penggunaan bahasa gaul atau bahasa informal.
- Tulis dengan Jelas dan Ringkas: Sampaikan informasi secara langsung dan hindari bertele-tele.
- Berikan Alasan yang Jujur dan Relevan: Jangan memberikan alasan yang dibuat-buat atau tidak masuk akal.
- Periksa Kembali Surat Sebelum Dikirim: Pastikan tidak ada kesalahan ketik atau kesalahan informasi.
- Sampaikan Surat Tepat Waktu: Idealnya, surat izin disampaikan sebelum siswa absen. Jika tidak memungkinkan, sampaikan secepat mungkin setelah siswa absen.
- Simpan salinan surat itu: Simpan salinan izin sebagai bukti jika diperlukan.
- Jika memungkinkan, sertakan bukti pendukung: Misalnya, surat keterangan dokter jika siswa sakit.
8. Pertimbangan Tambahan
- Kebijakan Sekolah: Periksa kebijakan sekolah mengenai surat izin. Beberapa sekolah mungkin memiliki format atau persyaratan khusus.
- Surat Izin Online: Beberapa sekolah menyediakan sistem surat izin online. Jika sekolah Anda memilikinya, gunakan sistem tersebut.
- Komunikasi Lanjutan: Jika siswa absen dalam waktu yang lama, pertimbangkan untuk menghubungi guru atau pihak sekolah secara langsung untuk membahas situasi tersebut.
Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat membuat surat izin sekolah yang efektif, profesional, dan informatif. Hal ini akan membantu menjaga komunikasi yang baik antara orang tua/wali murid dan pihak sekolah, serta memastikan catatan kehadiran siswa yang akurat.